(趣旨)

第1条　この規則は、管理者の権限に属する事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　職員は、すべての事務を迅速かつ適確に処理し、住民に対しては親切ていねいでなければならない。

(班の設置及び事務分掌)

第3条　大曲仙北広域市町村圏組合事務局設置条例(平成15年大曲仙北広域市町村圏組合条例第4号)第3条に規定する課及び所(以下「課等」という。)の事務を分掌させるため、次の班を置き、各班の分掌事務は次のとおりとする。

(職員)

第4条　事務局に事務局長を置く。

(職責)

第5条　事務局長、主席参事、事務局次長、課長等、参事、主幹、副主幹、主席主査及び主査は、それぞれ上司の命を受けて所管の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

(班長)

第6条　班に、班長を置く。

第7条から第10条まで　削除

(文書の取扱い)

第11条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書主任等)

第11条の2　課等に、文書主任を置く。

(文書主任等の職務)

第11条の3　文書主任は、事務局長の命を受け、所属する課等における次に掲げる事務に従事する。

(文書主任等の指名報告)

第11条の4　課長等は、毎年度初めに文書主任及び文書整理員を指名し、文書主任等指名(変更)届により、事務局長に報告しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第12条　課等に到達した文書は、全て文書主任が収受し、次に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(収受手続を経ていない文書)

第13条　収受の手続を経ていない文書でその手続を要するものを受け取つた者は、これを文書主任に回付し、前条の手続を受けなければならない。

(送料未納又は不足の文書)

第14条　送料未納又は不足の文書及び小包は、各所属長が収受の必要があると認めるものに限り、郵便切手受払簿に所要事項を記載してその料金を支払い、これを収受するものとする。

(文書の処理)

第15条　各所属長は、文書主任が収受した文書を速やかに閲読し、当該文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)に回付しなければならない。

(重要に属する文書の取扱い)

第16条　前条第1項により各所属長が閲覧した場合において、重要又は異例に属すると認められるものは、その重要度に応じて管理者又は副管理者の閲覧を経て指示を受けたうえで、その事務を担当する文書主任に回付しなければならない。

(事務局長又は各所属長が自ら処理する文書)

第17条　事務局長又は各所属長が自ら処理する文書については、文書処理票の指示欄にその旨を記入する。

(指示欄の省略)

第18条　文書処理の指示にあたつて、定例又は軽易なものその他の理由により特に必要がないと認めたときは、文書処理票の指示欄の記入を省略することができる。

(即日処理の原則)

第19条　課等に到着した文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付させなければならない。

(起案)

第20条　事案の処理は、文書によるものとする。ただし、文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他の便宜の方法によつて処理することができる。この場合においては、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(公用文例及び用字用語等)

第21条　文書の起案は、別に定める公用文例により、「当用漢字」、「ひらがな」、「現代かなづかい」を用い、平易簡明に記載しなければならない。

(電報の起案)

第22条　電報の起案は、特に簡明を旨とし、電文及びあて先の上にふりがなをしなければならない。この場合、略符号のあるものについては、必ずこれを用い、電文字数をかつこ書きしなければならない。

(電話による回答)

第23条　緊急を要する事件で電話による回答を求められたときは、その事件が重要でないものに限り即時回答をすることができる。ただし、後日の参考又は証拠になると認められるものは、その要旨を明記して上司の閲覧に供しなければならない。

(余白及び帳票処理)

第24条　内容の軽易なもの、又は定例のものについては、文書処理票の処理欄に朱書きし若しくは一定の帳票を設けて起案することができる。

(起案文書の特別扱い)

第25条　特別の取扱いを要する起案文書には、その種別に応じて「例規」、「親展」、「秘密」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」等の区分を起案用紙の特別扱区分欄に朱書きするものとする。

(秘密文書等の取扱い)

第26条　秘密を要するもの又は重要なものは、事務局長、各所属長又は起案者が自から持ち回つて決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第27条　決裁を要する文書には、次の区分により起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。

(未決文書)

第28条　処理未済の文書は、担当者が不在の場合であつてもその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の発信名義)

第29条　文書は、管理者名義、副管理者名義又は会計管理者名義をもつてしなければならない。ただし、軽易な文書は、その内容に応じて事務局長名義又は課長等名義をもつてすることができる。

(公印の押印)

第29条の2　公文書施行の際、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないことができる。

(文書記号及び番号)

第30条　収受文書、起案文書及び発信文書には、次の各項に定めるところにより、記号及び番号を記入しなければならない。

(法規文書等の登録)

第31条　法規の文書、令達文書及び公示文書は、すべて令達番号簿に登録し、番号を付さなければならない。

(施行日)

第32条　文書の日付は、原則として浄書した日とする。ただし、特に施行の日を限定する必要のあるものは、起案文書の日付欄に施行年月日を朱書きしなければならない。

(文書の発送)

第33条　文書及び物品の発送は、文書担当者が発送する。

(特殊文書の発送)

第34条　親展等特殊な発送取扱いをするもの、後日発送したことの確認を要するものは、必要な事項を記入しておかなければならない。

(郵便切手受払簿)

第35条　文書担当者は、毎月末において郵便切手受払簿を整理し、各所属長の閲覧を受けなければならない。

(文書の整理)

第36条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の保存年限)

第37条　文書の保存年限は、次の5種とする。

(文書の編集)

第38条　文書の編集は、担当者が行い、文書担当者に引き継がなければならない。

(文書保存台帳)

第39条　編集を終えた文書は、文書保存台帳に登録し、保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第40条　保存年限を経過した文書は、各所属長が担当者と合議のうえ廃棄するものとする。ただし、必要と認めるときは、担当者と協議のうえ保存年限を延長することができる。

(廃棄又は期間延長の記帳)

第41条　文書を廃棄したとき、又は保存年限を延長したときは、文書保存台帳にその旨を記入しなければならない。

(出勤及び退庁)

第42条　職員は、定刻までに出勤し、定刻後に退庁しなければならない。

(出勤簿等)

第43条　職員は、出勤後直ちに自ら出勤簿に押印し、又はタイムレコーダーにより出勤表に記録しなければならない。

(遅参及び早退)

第44条　職員は、定刻に遅れて登庁し、又は早退しようとするときは、あらかじめ遅参早退簿に所要事項を記載し、上司の承認を得なければならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ承認を得られないときは、出勤後直ちに届け出なければならない。

(欠勤)

第45条　職員は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、勤務しない場合は、あらかじめ欠勤処理簿により届け出なければならない。ただし、やむを得ない事由により届出をすることができないときは、出勤後速やかに届け出なければならない。

(勤務時間中の外出)

第46条　職員は、勤務時間中公務のため一時外出しようとするときは、上司の承認を得なければならない。

(旅行中の事故等の届)

第47条　旅行中次の各号のいずれかに該当する場合は、あらかじめその事由を申し出て、上司の指揮を受けなければならない。ただし、特別の事由によりあらかじめ指揮を受けることができなかつたときは、帰庁後直ちに承認を得なければならない。

(復命)

第48条　旅行を終えた職員は、5日以内に文書で管理者に旅行の復命をしなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭で復命することができる。

(新任職員の履歴書等の提出)

第49条　新たに職員となつた者は、着任後5日以内に事務局長に履歴書及び住所届を提出しなければならない。

(履歴事項変更届)

第50条　氏名の変更、本籍又は現住所の変更その他履歴事項に変更があつた職員は、直ちに事務局長に届け出なければならない。

(事務引継)

第51条　転任、退職又は休職の場合においては、速やかに担任事務及びその保管に係る文書を後任者に引き継がなければならない。

(警備態勢)

第52条　事務局長は、非常の際の警備について職員の担任を定め、適宜訓練を実施しなければならない。

(非常事態)

第53条　職員は、庁舎、公の施設その他組合の施設に火災その他の非常事態が発生したときは、直ちに現場に急行して上司の指揮を受けて防護にあたらなければならない。

(様式)

第54条　事務処理に必要な帳簿等の様式は、次に掲げるとおりとする。

(補則)

第55条　この規則の規定により難い事由が生じたときは、管理者の決するところによる。